実務で役立つ!Googleドキュメントの使い方を図で解説するよ

google document

こんにちは。KAIです。

今回は、ビジネスするならGoogleツールを使いこなせ!間違いなく役立つ時短&効率化ツール20選で紹介したうちのGoogleドキュメントについて実務で役立つ使い方を解説していきます!

Googleドキュメントを使いこなせれば、クラウドな時代の仕事の仕方に柔軟に対応できる素養が付きます!

2020年には小学校のプログラミング教育が必修化されますが、そんな時代に向け教育分野はICT導入が盛んです。そういう教育を受けてきた子供が社会に入ってくると、当然ICTを活用した業務の仕方が当たり前になってくるでしょう。

そのときに、置いてけぼりにならないよう、今から数年先を見据えて行動しておくのがいいですよ^^

それでは、はじめましょっ!

日本の学校で本当にICTは進んでいるのか?
G Suite for EducationというGoogle製ツールも日本の学校などで使われ始めています。全世界では7000万人もの人が使っているという。日本にいると「ICT?何か面倒そうだよね」言っている人がまだ多くて気づきませんが、これが世界の流れです。

Googleドキュメントを開いてみよう!

まずはGoogleアカウントを準備します

ブラウザがChromeだとGoogleツールとの相性が良いのでChromeをインストールしておきましょう。

インストールをしていない方は以下よりダウンロードして案内に従いインストールします。

Chromeをダウンロードする

次にGoogleアカウント(無料)が必要です。持っていない方は以下より登録ください。

Googleアカウントを登録する

Googleアカウントの登録が完了したらログインしておきましょう。

Googleドライブを開きます

GoogleにログインしていればChrome画面の右上に↓のような表示が出ています。手順通りクリックするとGoogleドライブに移動することができます。

Googleドライブとは?
無料アカウントでも15GBものデータをクラウド上に保存できるツールです。「クラウドのデータ置き場を何にするか悩んでいる」という方は迷わずGoogleドライブをおススメします!他社製のWEBツールやスマホアプリなどでもGoogleドライブに対応しているものは多く、安心して長く使っていけるツールです。

すると、こんな画面になります。画面左上にGoogleドライブと表示されていればOKです。

Googleドライブにはデスクトップアプリという従来のようにパソコンにインストールして使うためのソフトウェアが準備されています。これがあると、さらにパソコン上での操作が楽になるのですが、デスクトップ版につきましては別の機会に紹介したいと思います。

Googleドキュメントを新規作成する方法

それでは、Googleドキュメントを開いていきましょう。次のように、新規→Googleドキュメントの順にクリックします。これだけで真っさらなGoogleドキュメントが開かれます。簡単ですね^^

さっそく、ドキュメントのタイトルを↓を参考に変更してみましょう。

Googleドキュメントの保存場所について

Googleドキュメントを開いたはいいが、一体どこに保存されてるの?と思った方もいるでしょう。実は、ドキュメントを新規作成すると同時に自動でGoogleドライブの「マイドライブ」というフォルダに保存されています。試しにGoogleドライブの左メニューにある「マイドライブ」をクリックしてみましょう。「無題のドキュメント(タイトルを変更した場合はその名称)」というタイトルのドキュメントファイルが存在しているはずです。

Googleドキュメントに画像を追加してみよう!

パソコンにある画像を追加する方法

Googleドキュメントに追加したいデータを表示させて、ドラッグしたままGoogleドキュメント上に移動して、最後に左クリックを離してください。

このように画像が追加されます。

 

【画像の大きさを変える】画像をクリックして四隅と線の中央にある■をドラッグしながら変えることができる。
【画像を自由に配置する】↓のように画像をクリックして「上下」または「テキストを折り返す」を選択する。

ネット上の画像データを検索して追加する方法(データ探索)

↓のようにツール→データ探索をクリックします。

右側にデータ探索用のウィンドウが表示されますので、虫眼鏡マークの右横に例として検索ワード「猫」と入力してみましょう。

すると、検索結果が「ウェブ」「画像」「ドライブ」に分かれ表示されます。今回は「画像」をクリックし、一番左上の猫の画像の「+」をクリックします。

すると、選択した画像がドキュメント上に挿入されました。

データ探索で見つかる画像は基本的に「改変後の再使用が許可された画像」となるようです(Googleの画像検索と比較してみました)。ですので、加工して利用することもできます。ただ、100%大丈夫とは言えないため、ドキュメント挿入後に念のため画像の下にあるリンクをクリックして掲載元の情報を確認したほうが良さそうです。
Googleドキュメントには動画挿入機能はありませんが、Googleスライドには動画挿入機能が付いています。

Googleドキュメントにコメントしてみよう!

Googleドキュメントのコメント機能は、ある特定の文字列だったり、画像だったりを選択して、それに対してコメントを付ける、という機能です。

試しに、文字列にコメントを付けてみます。下のように文字列を選択してから右側に表示される吹き出しのようなマークをクリックします。

すると、入力ウィンドウが表示されますので、入力欄にコメントを入れて、「コメント」ボタンで完了です。

すると、↓のようにコメントを付けた部分が薄色でスマッチングされ、右側にはコメントが表示されています。とても分かりやすいですね。

コメントの一覧を表示するには、画面右上の「コメント」ボタンをクリックしてください。

なお、コメントの▼をクリックすると、「編集」「削除」「解決」「このコメントへのリンク」が選択できます。

Googleドキュメントの提案モードを使ってみよう!

提案モードとは、ここにコレを入れたらどう?とか、こう変更しては?という提案を出して、編集責任者の判断で「承認」「拒否」を選択できる機能です。複数人で共同編集する際に超便利な機能になります!

画面右上にある「編集▼」という部分をクリックして「提案(編集内容を提案します)」をクリックします。

すると、緑色で次のような表示になります。この状態であれば提案を入力することができます。実際に何か入力してみましょう。

「提案モードのテストです。」と入力してみました。すると分かりやすく緑の枠で囲ってくれています。で、右側には承認(✓)、拒否(×)のボタンがあり、承認(✓)をクリックすると緑枠がとれて正式に反映されます。また拒否(×)をクリックすると提案した内容が消えます。はい、一発で消えますので判断は慎重にしてくださいね^^

間違って内容を消しちゃったら?(^-^;
そんな時でも、Googleドキュメント(スプレッドシートもスライドも同様)であれば、ファイル→変更履歴の表示から前の状態に戻すことも可能です。すべての変更履歴が記録されていますので安心です^^

Googleドキュメントをみんなと共有してみよう!

特定の人を招待して編集できる状態で共有する方法(招待される方もGoogleアカウント必須)

共有するときはまず青色の「共有」ボタンをクリックします。

次に「他のユーザーと共有」ウィンドウの「詳細設定」をクリックします。ここまでは共有するときの共通の操作です。

特定の人を招待するときは、↓の招待欄にGmailアドレスを入れます。招待する相手の方はGoogleアカウントが必要です。

次に、招待する方の権限を付与します。メールアドレスを入力した欄右側にある鉛筆マークをクリックして「編集者」を選択しましよう。

ここまでで、基本的な設定は完了していますが、必要により下の方にある「オーナーの設定」も設定してみましょう。

編集者によるアクセス権の変更や新しいユーザーの追加を禁止します

これにチェックを入れると、招待者に「編集者」の権限が付与されても、アクセス権の変更とユーザーの招待ができなくなります。

コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーを無効にします

これにチェックをいれると、招待者に「コメント可」または「閲覧者」の権限が付与されても、ダウンロード、印刷、コピーができなくなります。

リンクを知っている人が閲覧できるようにする方法

一番よく使うパターンではないかと思います。まず共有の詳細設定を表示して、「非公開-自分だけがアクセスできます」の青字「変更」をクリックします。

すると、「リンクの共有」というウィンドウが表示されますので、「オン-リンクを知っている全員」を選択し、アクセス:全員(ログイン不要)のところを「閲覧者」にします。最後に保存ボタンで確定しておいてください。

アクセスの所で「編集者」を選択すると、リンクを知っている人全員がGoogleアカウントにログインせずとも編集できるようになります。「編集者」権限は共同編集をやりたいときに必須になるため覚えておきましょう!また「コメント可」を選択すると、リンクを知っている人全員がGoogleアカウントにログインせずとも先に解説した「コメント+提案」機能を使えるようになります。なんと、提案もできるとは!?自由度高いですよ、ほんとに。

すると、1つ前のウィンドウに戻りますので、共有するリンクをCtrl+cキーでコピーして、メールやフェイスブック、チャットワークなど必要なところに貼付けて利用できます。

ウェブ上で一般公開する方法

使い方は「リンクを知っている人全員」と基本的には同じになりますが、異なるのはGoogle検索でも検索されるようになる、ということです。

【共有全般に関わること】
iOS利用者とAndroid利用者はコメント・提案・編集をするにはGoogleドキュメントアプリが必要になります。閲覧だけならアプリは必要ありません。iOSならsafari、AndroidならChromeで閲覧することができます。
共有をする際は必ず青色の「共有」ボタンから行い、表示された共有リンクを使ってください。編集中のドキュメントのリンク(最後が/edit)をコピーしてシェアすると、モバイルやタブレットの環境ではうまく動作しないことがあります。

GoogleドキュメントをマイクロソフトのWord(ワード)形式で保存してみよう!

こちらは手短に解説します。↓の手順で操作するとGoogleドキュメントのデータをマイクロソフトWordの形式で保存することができます。

最後まで読んでくれた方に感謝の意を込めて裏技教えます!

こんなに長い記事を最後まで読んで頂き感謝致します!

Googleアカウントを持っている相手に限定されますが、ドキュメントの共有ではなく、別ファイルとしてコピーを配布したい場合は、編集中のドキュメントのURLの最後を/editから/copyに変更して、その変更したURLを教えてあげてください。変更後のURLをブラウザで開くと↓の画面になり、「コピーを作成」ボタンでマイドライブにコピーを保存することができます。

まとめ

Googleドキュメントを使いこなせれば、クラウド上のデータ共有や共同編集も容易に行えることが、実感として分かったのではないでしょうか。これをきっかけにGoogleツールを使いこなしていく人が増えると嬉しいです。

今回の解説記事を読んでも自信ないな~という方は気軽にお問合せください。プライベートレッスンも承ります。近隣にお住まいの方は対面でレッスンを行いますが、遠方の方はスカイプ、Zoom、ハングアウトのいずれかを使用してオンラインでレッスン致します。


Also published on Medium.

google document

いつも読んで頂きありがとうございます!