ビジネスするならGoogleツールを使いこなせ!間違いなく役立つ時短&効率化ツール20選

google tools

こんにちは。KAIです。

個人事業主や数名規模の事業経営者の皆さん、事務作業や顧客対応で時間を浪費していませんか?

今回は時短や効率化に最適なGoogleツールについて紹介します!

これらツールを使いこなして事務作業や顧客対応時間の時短・効率化を図ることで、本質的な仕事(本当はやりたいと思っていること)にどんどん時間をかけていきましょう!

 

Googleには多種多様な無料ツールがあることは皆さん承知していると思いますが、具体的にどんな無料ツールがあるのかなんて調べたことがある方は数少ないのではないでしょうか。

実はこんなにあるんですよ~!Googleサービス一覧

そこで、Googleツールを愛してやまないKAIが現在リリースされているGoogleツールの中でもこれは時短・効率化に繋がる!と思ったものを厳選し、それぞれのツールでできること及びそれを使って時短・効率化って本当にできるの?という疑問に答える形でまとめています。

今回は、起業を考えている方、起業して間もない方、数名規模の事業者の方、NPO法人の方、マッサージ店・サロンなど経営している方、仕業の方などビジネスをされている方々だけではなく、就職を控えている学生の方や教師を目指している方・現役教師の方(※)などにも有益な情報ですのでぜひご覧ください。

(※)なぜ教師?かというと、数年先にはGoogle等のツールを利用したICT教育が当たり前になると予想されるため。

目次

(1)Chrome

Chromeでできること

  • インターネットを閲覧する。
  • Chromecast(かなり下の方で解説)でパソコン画面をTVやプロジェクターなどに映す。
  • WEBサイトを制作するときの開発ツール(デベロッパーツール)にもなる(皆が必要ではないけど(^-^;)。
  • 拡張機能で様々な機能やアプリを追加できる。
  • あと、Google検索は画像検索も優れていますし、直近の記事(例:1か月以内)に絞って検索できたりするので便利。

chromeで時短&効率化はできるの?

chromeは基本的にインターネットを閲覧するためのソフトです。今では世界的にトップのシェアを誇るといわれています。

利用者が多いことから便利な拡張機能が開発されており、最近のおススメは翻訳機能です。外国語のページでも2クリックで日本語に翻訳することができます。Google翻訳も進化しており、翻訳精度も年々向上しているため今後も利用必須な機能になると思っています。

参考記事:Chrome+Google翻訳の使い方を図で解説するよ

時短&効率化で見ると、翻訳機能は時短になりますね。英次郎などの別サイトを開いて調べる必要もないし、ましてや辞典を片手にする必要もありません。また、別の拡張機能でOneTabというものがあり、これは複数のタブをまとめて保存しておくことができます。つまり、必要な時は2クリック程度で複数サイトを一気に開くことができます。

(2)Gmail

Gmailでできること

  • もちろんメールの送受信ができる。
  • メール送信後、最大30秒間は送信取り消しができる。
  • メッセージの翻訳機能がある。
  • Googleカレンダーとの連携がすごい良い。
  • ハングアウト(スカイプみたいなもの)との連携も良い。
  • 他のメールアドレス(Gmail以外のアドレス)についても送受信できる。
  • 迷惑メール対策がしっかりしている。
  • labs(拡張機能)を利用すると、同一画面に複数の受信ボックスを表示できたりなど、メール処理がより効率化できる。

Gmailで時短&効率化はできるの?

スマホのアプリもあるため、外出先でもメールの送受信ができます。またフィルタ設定をすることで、目的別に自動でメールを振り分けてくれるので、探したいメールを見つけやすくなります。また、メッセージの翻訳機能を有効にすれば、外国の方とのメールのやり取りも辞書不要でできちゃいます^^

(3)Googleカレンダー

Googleカレンダーでできること

  • パソコンとスマホでスケジュールを同期して管理できる。
  • Gmailと連携し、フライト予定やホテルの予約情報から自動でカレンダーに反映してくれる。
  • ToDoリスト機能が使える。
  • FacebookイベントをGoogleカレンダーに表示できる。他社製のGoogleカレンダー対応ツールが多数あり。
  • Cu-hackerというツールを連携させれば、複数人のスケジュール調整も簡単にできる。
  • Google apps script(GAS:プログラム言語)を使えば、Googleフォームから入力した情報をGoogleカレンダーに登録できる。
  • 予定登録時にハングアウトの開始リンクもチェック1つ入れるだけで設定できる。

Googleカレンダーで時短&効率化はできるの?

Googleカレンダーは、同じGoogle製ツールとの連携がとにかくスムーズにできます。GASというプログラム言語を使いGoogleフォームとGoogleカレンダーを連携させることで予約システム予約管理システムで時短しよう!無料でも高機能なもの3選)としても利用でき、お客様へのメール対応や電話対応にかける時間を大幅に削減できます。

個人的にはFacebookイベントをGoogleカレンダーに自動で反映でき(Facebookイベントを自動でGoogleカレンダーに同期してスケジュール管理を楽にしよう!)、予定を一元管理できるのが嬉しいですね。

(4)Googleドライブ

Googleドライブでできること

  • 様々なデータをクラウド上に保存できます。無料アカウントでも15GBものデータを保存できます。
  • ドライブに保存したデータは、共有用のリンクを作成し誰とでもシェアすることができる。特定の人とだけ共有することも可能。
  • ドライブに保存した動画をブログなどに埋め込むこともできる。
  • Googleフォーム、ドキュメント、スプレッドシート、スライドといったオフィスツールを無料で利用できます。個別のツールについては後述します。
  • ドライブ用のアプリを入れることでマインドマップを作成したり、PDFを編集するなどが無料でできる。
  • マイクロソフトoffice(ワード、エクセル、パワーポイント)のデータをアップロードした後、ファイルを開くことができる。編集するためにGoogleのデータ形式に変換することもできるが、表示が崩れる可能性はある。

Googleドライブで時短&効率化はできるの?

無料で15GBものデータをクラウドに保存できれば、外出先でもネット回線さえあればいつでもどこでもデータを開くことができ編集や閲覧ができるので超便利です。

(5)Googleフォーム

Googleフォームでできること

  • 申込みフォームなどが簡単に作成できる。
  • フォームには画像や動画も入れることができる。
  • 回答によって質問を分岐することができる。
  • Googleスプレッドシートにフォームの入力情報を自動で保存できる。
  • 入力された情報を円グラフなどでグラフィック表示でき、簡単な集計・分析ができる。
  • 質問に点数を設定することで試験にも使える。(教育者向けには個人アカウントを使うよりもGoogle for Education(最後の方で解説あり)という教育向けサービスの利用を推奨します)
  • 複数人で共同編集できる。

Googleフォームで時短&効率化はできるの?

Googleフォームの用途は多岐にわたります。普通に申し込みフォームとして利用するのも有りですが、アウンケートとしても利用できます。Googleフォームを使えば手書きアンケートを集計する手間は必要ありません。

また簡単な設定をするだけで、フォームに入力した情報を入力者に自動でメール配信することができます。

(6)Googleドキュメント

Googleドキュメント でできること

  • マイクロソフトWordと同じように文書を作成できる。
  • 複数人で共同編集ができる。
  • Google検索と親和性が高く「データ探索」機能を使えば、ドキュメント内で参照元の情報(ページタイトルとハイパーリンク)を脚注として簡単に挿入できる。また画像も検索でき1クリックで画像を挿入できる。
  • マイクロソフトWordファイルとして保存もできる。
  • EPUB(イーパブ:電子書籍ファイル)として保存もできる。Wordには2017/7/7現在、EPUB出力はなさそうです。
  • 提案モードで追記・修正案を入力(提案)できる。

参考記事:実務で役立つ!Googleドキュメントの使い方を図で解説するよ

Googleドキュメントで時短&効率化はできるの?

何と言っても複数で同時編集可能なため、会議であればその場で議事録を完成させることができる。会議後に誰かが議事録を作成し、それをメールで参加者に送って確認して修正し返信する、といった時間を丸々削減できる。後で言った言わないの議論にならないのもGood!!

(7)Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートでできること

  • マイクロソフトExcelと同じように表計算ができる。
  • マイクロソフトExcelとしても保存できる。
  • Googleフォームと簡単に連携(フォームの入力情報を自動でスプレッドシートに保存)できる。
  • エクセルでいうVBA(Visual Basic for Applications)と同じようなプログラミング言語であるGAS(Google apps script)が使える。
  • GASを使って、メール送信やGoogleカレンダーへの予定登録・削除、他社製ツールのAPIとの連携など様々なことが実現できる。

Googleスプレッドシートで時短&効率化はできるの?

時短・効率化で言えば、スプレッドシートが最も得意としています。スプレッドシートのGASは機能が豊富なため、他社製ツールのAPIと連携することで、大胆な効率化も期待できます。

例:Googleフォームで無料E-bookお申込み→GASで自動返信メール→GASでメルマガ配信サービスと連携し自動で読者登録する、など

(8)Googleスライド

Googleスライドでできること

  • マイクロソフトPowerPointと同じようにプレゼンテーション資料を作成できる。
  • マイクロソフトPowerPointファイルとして保存できる。
  • 共同編集できる。

Googleスライドで時短&効率化はできるの?

GoogleスライドはPowerPointと比較して非常にシンプルな機能のみ備えていてとても使いやすいです。また共同編集が可能なことから複数人で一緒にスライドを仕上げるときには非常に効率よく作業ができます。

(9)Google Keep

Google Keepでできること

  • EvernoteやOneNoteと同様にメモをクラウド上で保存することができる。
  • メモにはラベルを設定でき、ラベルごとに一覧で見ることができる。
  • メモはカード形式で表示されドラッグ&ドロップで整理できる。
  • メモには画像や図形描画(Googleのお絵かき機能でドキュメント、スプレッドシート、スライドでも使える)を挿入できる。動画リンクを入れたときはサムネイル+タイトルで表示される。
  • メモの内容をGoogleドキュメントに2クリックでコピーできる。
  • スマホからもアプリで操作できる。
  • リマインダー機能もあるため、タスクリストとして利用できる。特に、スマホを使っていて、特定の場所に来たらプッシュ通知する機能は面白い。

Google Keepで時短&効率化はできるの?

私は、Google Keepをタスクリストとして利用しています。向こう数日のタスクを入れる感じです。スマホからも簡単操作でメモを作成できるので重宝しています。スマホからですと音声録音もできます。また、リマインド機能(日時、場所などを指定)もあるため、重要なタスクを忘れることも防げます。

(10)Googleフォト

Googleフォトでできること

  • 画像と動画データを保存できます。
  • 何と言っても容量無制限にデータを保存できます!ただし、保存する画質の設定を「元のサイズ(解像度)」に変更してしまうとGoogleドライブの容量が消費されるため要注意!詳しくはこちら
  • スマホからもアプリを使いデータを自動でクラウドに保存できます。つまり、スマホのデータ容量は消費しません。

Googleフォトで時短&効率化はできるの?

写真や動画のデータは今やほとんどの人がスマホかタブレットに持っています。それら端末にGoogleフォトのアプリさえ入れていれば、容量無制限、そしてGoogleがサービスを提供し続ける限りクラウドに保存しておくことができます。管理も自動で一元化できますので、基本的に撮るだけとって後はデータを使うまでやることはありません。

(11)Googleアナリティクス

Googleアナリティクスでできること

  • WEBサイト(ホームページ)のアクセス解析ができる。
  • 各種データから様々な解析レポートを作成できる。
  • 検索クエリ(どんなキーワードで検索されたか)などの各種データをGoogleスプレッドシートやエクセル、PDFなどに保存でき、定期的にメールで送信することもできる。

参考記事:それGoogle Analytics(アナリティクス)にお任せ!チラシや名刺のQRコードからのアクセス数を計測する方法

Googleアナリティクスで時短&効率化はできるの?

インターネットでビジネスをやる上でアクセス解析をしない理由はありません。直接お客さまにアンケートをとってマーケティングに反映するのも大切ですが、WEBサイト上でのお客さまの行動履歴から分かることも非常に多いです。リアルのデータ収集にプラスしてアクセス解析を入れることでビジネスの成長スピードは桁違いに早くすることができます。

(12)Googleサーチコンソール

Googleサーチコンソールでできること

  • Google検索の結果表示での見え方を変えたり、改善したり、エラーをチェックしたりすることができる。
  • Googleアナリティクスよりも詳細に検索クエリ(どんなキーワードで検索されたか)を見ることができる。
  • Googleの検索エンジンがちゃんとサイトを把握(インデックス)しているかが分かる。
  • その他、エラーやセキュリティが上の問題がないかチェックできる。
  • Web Toolsというリンクから、便利な様々なツール(広告に関する問題検知ツール、HTML構造化データに関する支援ツール、Googleマイビジネス・Google Merchant Center・PageSpeed Insights・カスタム検索など)にアクセスできる。

Googleサーチコンソールで時短&効率化はできるの?

Googleサーチコンソールは基本的にGoogleアナリティクスと組み合わせて利用します。アナリティクスの足りない部分を補足してくれます。2つを上手く利用できれば、さらなる時短&効率化になりますよ(^o^)

(13)Googleマップ

Googleマップでできること

  • 誰でも一度は使ったことがあるかもしれない超有名な地図サービス。
  • ルート検索&ルート案内ができる。
  • 徒歩、自転車、車、バス、電車、飛行機、船を使ったルート案・乗換案内を所用時間を含めて提示できる。飛行機の場合は料金も表示されている模様。
  • 航空写真で表示できる。
  • 場所に対する口コミを投稿したり、写真を投稿することができる。写真は360度の画像でもOK.
  • タイムラインで自分の行動(ロケーション)履歴が分かる。ロケーション履歴は本人のみ閲覧できる。
  • Googleマイマップ(次に解説)と連携でき、ウォーキングイベントなどで専用マップとして利用できる。
  • 新しい道ができても比較的更新されるのが早く、しかも更新はこの先ずっと無料(今のところは)。
  • ストリートビューが使える。
  • URLのパラメータを変えることで、現在地から目的地へのルート検索を1クリックですることができる。導入事例:アクセス | シェアオフィスSSS(”シェアオフィスSSSを目的地に設定する”という部分をクリックしてみてください)

Googleマップで時短&効率化はできるの?

Googleマップはほとんどの方が使ったことがあるかと思います。ルート案内を使えば、初めての土地でも安心して向かうことができます。また、ストリートビューで事前に目的地付近のイメージを頭に入れておけばより安心して行動できますね。Googleマップさえあれば、もう紙で地図を印刷する必要はなくなりました。

(14)Googleマイマップ

Googleマイマップでできること

Googleマイマップで時短&効率化はできるの?

実際に、茨城県水戸市で行われた茨城メロンメロンラン水戸偕楽園2017というラン&ウォーキングイベントで、ウォーキング(総歩行距離約11km)の専用ルートマップを作成し、大会ホームページに掲載しました。とても小さな道でもラインを引けるため、参加者もほぼ迷わず完歩されていました。今までこういうイベントではどうしても紙でのマップで対応せざるを得なかったかもしれませんが、11kmもの距離になると地図もそれなりの大きさになりかさばってしまうことが容易に予想できます。ユーザの使い易さを考えればリアルタイムで現在地が分かり、名所の名称も表示され、拡大縮小も自由自在にできるGoogleマップというのはベストな選択だったと思います。もちろん、スマホなどの端末を所持していない方向けに地図も準備していました。

(15)Googleストリートビュー

Googleストリートビューでできること

  • Googleマップ上の道路の360度画像を視点を変え進めながら見ることができる。
  • お店の中、海の中、鍾乳洞の中であっても撮影さえすれば、Googleマップ上に360度画像を載せることができる。ギャラリー:https://www.google.co.jp/intl/ja/streetview/
  • 1枚の360度画像であれば、スマホ(Android、iOS)アプリを使えば無料で作成できる。

Googleストリートビューで時短&効率化はできるの?

ストリートビューアプリを使えば、手軽に店内の360度画像を作成できます。スマホを持って数十枚の写真を撮影する手間はありますが、撮影した写真の合成は自動で処理されますので、あなたは難しいことをする必要はありません。合成された写真ができたら、あとはGoogleマップに投稿するだけで360度画像を公開できます。もちろんWEBサイトに埋め込むこともできます。ここまでのことが全て無料でできますのでビジネスに使わない手はないですね^^

(16)Googleマイビジネス

Googleマイビジネスでできること

  • 店舗や事務所などをGoogleマップに登録し公開することができる。
  • Googleマイビジネスに登録できると、Google検索の結果にも地図+写真+営業時間+電話番号+口コミなどと一緒に表示させることができる。
  • 「投稿」機能を使い、自社のイベント、商品、サービスなどの情報を、Google 検索や Google マップに直接公開することができる。投稿を作成することにより、自社のビジネス リスティングを Google で見つけたユーザーに対して、タイムリーなコンテンツの提示ができる。投稿には表示期限があるとの情報もあり。
  • Insightsで直接ビジネス名で検索し表示された回数や間接的な検索で表示された回数が分かる。また、Google検索で検索した回数とGoogleマップ上で検索した回数も分かる。さらに、WEBサイトのリンクをクリックした回数、ルート検索(経路案内)をした回数、電話をかけた回数も分かる。
  • マイビジネスに登録された情報をもとに簡易的なWEBサイトを半自動で簡単に作成できる。

Googleマイビジネスで時短&効率化はできるの?

Google検索やGoogleマップで店舗名などで検索した場合、地図の表示に加え、電話番号、WEBサイトへのリンク、ルート案内へアクセスすることができるため「場所どこですか?」「ホームページ教えてください」「車だと、どのようなルートで行くといいですか?」といった問い合わせが減少するのを期待できます。また、最近追加された「投稿」機能は、Google検索やGoogleマップに自社のイベントや商品情報を公開できる素晴らしいものです。まだまだ未知な部分が多い機能ですが、WEBサイトのSEOとは関係なくGoogle検索の結果に情報を表示できるようになるとのことですので、ぜひお試しください!

(17)Googleサイト

Googleサイトでできること

  • Googleのドメイン(URL)のホームページ(ブログ機能なし)を作成できる。
  • ドラッグ&ドロップで簡単に作成できる。
  • Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、グラフを挿入できる。他に、画像、youtube動画、Googleカレンダー、Googleマップの追加やURLによる埋め込みにも対応。
  • 複数人で共同編集できる。

Googleサイトで時短&効率化はできるの?

WEBサイトを持っていない方は、マイビジネスかこちらのGoogleサイトで作成できます。いずれにしても手軽に作成できますが、ブログ機能はありませんので、長期的なSEOという観点ではあまりおススメはできません。起業して間もない方でWEBサイトの作成まで手が回らない方には、時短&効率化という点でビジネス初期段階の利用としては非常に良いサービスだと思います。

(18)Google翻訳

Google翻訳でできること

  • 単語の意味を調べることができる。
  • 文章を翻訳できる。
  • スマホアプリもある。
  • Chromeの拡張機能を入れることで、2クリックでページ翻訳ができる。

Google翻訳で時短&効率化はできるの?

↑のChromeのところでも触れましたが、Google翻訳の拡張機能を入れておけば、わざわざGoogle翻訳のページに移動しなくても2クリックでページ翻訳ができてしまいます。海外サイトをよく閲覧する人にとっては心強い相棒になること間違いなしです^^

(19)You Tube

You Tubeでできること

  • 誰もが知っている動画サイトで、自由に動画をアップロードし公開できる。
  • 「制限付きモード」をオンにすることで不適切コンテンツを排除できる。
  • 「カード」という機能を使えば動画上にクリック可能な情報を表示できる。同じものでアノテーションという機能はサービス終了のため新規に作成することはできない。
  • 動画加工ツールで、明るさ調整、コントラスト、スタビライズ、スローモーション、タイムラプス、フィルタ、顔のぼかし処理(自動判別)、カスタムぼかし(ぼかす場所を選んでトラッキング(追っかけ)も可能)といった、結構すごくない?と思うような機能が使える。
  • さらに、youtube動画エディタでは、複数の動画やオーディオを繋げて1つの動画として保存できる。もちろん、クリップの分割、削除、無料のBGMトラックの追加、トランジションの追加、タイトルの追加などもできる。
  • ライブストリーミング機能でLIVE配信ができる。LIVE配信の録画も自動で作成される。Googleハングアウトを使えば誰でもLIVE配信を簡単にはじめられる。
  • アナリティクス機能で、動画視聴回数や平均視聴時間をはじめ様々な情報をチェックできる。
  • スマホのYou TubeアプリからLIVE配信ができる。ただし、チャンネル登録者数が1万人以上のユーザが対象。残念ながら私は対象外(´;ω;`)

You Tubeで時短&効率化はできるの?

You TubeはWEBサイトと同様に、自動集客装置と言ってもいいかもしれませんね。youtubeに動画をアップすれば、Google検索の結果にも表示されるようになるため非常に有効です。また、Googleハングアウトと組み合わせれば、簡単にLIVE配信を行うことができます。しかも録画まで勝手にしてくれるし(笑)プロのような画質やLIVE加工にこだわらなければ、Googleだけですべてが済んでしまうため、準備少々、手間も少々、だけど結論はちょ~簡単!ということで時短&効率化は間違いないです。

(20)Chromecast

Chromecastでできること

  • TVやプロジェクターにパソコンやスマホの画面を表示させることができる。
  • windowsだと映像に加え音声もTVなどで流すことができるが、MACだと音声は流すことができない。
  • スマホの場合、Androidだと画面をそのまま映すことができるが、iOSだとそのまんま画面を映すことはできない。
  • スマホの場合、アプリ(例:hulu)がChromecastに対応していれば音声も映像もバッチリTV等にキャストすることができる。
  • Chromecast Ultraなら4K動画もキャストすることができる。

Chromecastで時短&効率化はできるの?

Chromecastはソフトではなく、TVやプロジェクターに繋げてパソコン画面やスマホの画面を無線(wifi)で映すことができる小っちゃな装置です。例えば、会議室レンタルのビジネスをしている方の場合、その部屋のwifi環境でChromecastの設定を事前に済ませておけば、他人のパソコンやスマホの画面を簡単にTVやプロジェクターに映すことができ、HDMIケーブルとかVGAケーブルとか変換アダプターとか、そんなことを気にする必要もなくなります。wifi付きのパソコンとGoogle Chromeがあれば何の問題もなく利用することができます。

G Suiteについて

G Suiteは有料でビジネス向けのGoogleツール群(今まで説明してきたツール+α)を提供しています。

無料のツールと異なる点としては、以下となります。

  • Gmailで独自ドメインのメールアドレスを使える。
  • Googleカレンダーで社員同士のスケジュール調整も簡単にできる。
  • 予約枠を準備して誰かを招待したり、「時間を探す」機能 を使えば全員の都合が良い日時を並べて表示させて確認しながら予定を組むことができます。「時間を探す」機能は個人の無料アカウントでも利用できるが、個人アカウントの場合は他人のカレンダーをわざわざ共有してもらう必要があるため、あまり現実的ではない。
  • 管理画面よりリソース(会議室やプロジェクターなど)を追加することで、カレンダーにその予約状況を表示させることができる。
  • サポートがある。これかなり心強い。

 

Google for Educationについて

学校の先生など教育関係者が、ICT教育のツールとしてGoogleツールを導入する場合には、無料で利用できるGoogle for Educationを利用ください。今まで説明してきたツールに加え、Classroomという教育現場に特化した非常に便利なツールも利用できるようになります。ポイントだけお伝えしますと、Classroomでは課題作成&配布(先生が行う)と課題の提出(生徒が行う)を生徒一人一人について管理できます。クラス全生徒のアカウントに一括(一発)で課題配布なんてこともできちゃいます。人数分プリントを印刷して、教室で配布して、回収して誰が未提出か確認してといった手間がほぼなくなります。そういった手間がなくなる分、生徒一人一人のサポートに注力できるようになれば、ICTを導入する意味があります(他にもアクティブラーニングや反転授業といった面でも有効です)。

Google for Educationでは、ICTツールを導入した教育を行うためのスキルを評価するために、「Google認定教育者レベル1、2」という認定試験を行っています。私は、レベル1、2共に保有しており、Google for Education普及にも力をいれておりますので、もし興味を持たれましたら気軽にお問合せください^^

まとめ

何かいいツールないかなぁ~、と探しているとしたら、迷わずGoogleツールを使いましょう!基本的に無料で何でもできちゃいます!お金がない、人がいない、時間がないなら迷わず使いましょうね(^o^)


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