予約管理システムで時短しよう!無料でも高機能なもの3選

予約管理システム

こんにちは、KAIです。

突然ですが、あなたも煩わしい予約受付、予約・顧客台帳管理、メール連絡の作業に時間を費やしていませんか?

個人事業をされている方と話す機会が多いのですが、「色々と雑用が多くて時間がないんだよねぇ」ということをよく耳にします。

よくよく話を聞いてみると、セミナーなどを開催するときの申込みや支払方法の連絡など、
お客様とのやり取りに関する作業に時間を費やしてしまっているようでした。

お客様とのやり取りが無駄な時間とはいいませんが、特に一人でビジネスをやっている場合には、ものすごい負担となりますのでどうにかしたいものです。

そんな状況のあなたをお助けするのが、WEB予約管理システムです。

現在、数多くの予約管理システムがありますが、最近は無料で高機能なものが多く出てきています。
WEB上の予約管理システムは、24時間あなたの手を介さずに予約の受付、台帳管理、自動メール通知などを行います。

しかも無料で!

煩わしい作業から解放されれば、その空いた時間でサービスの質向上や意味のある顧客フォローに時間を使えるようになります。
それがリピーター増加 → 口コミ増加 → 新規顧客獲得という嬉しい循環を生み出してくれます。

意外にWEB予約管理システムについて知られていないようなので、おススメのシステムを3つほど紹介したいと思います。
予約が必要なビジネス、セミナー講師、サロン、接骨院など小規模でやられている方は必見です^^

無料で使えるWEB予約管理システムの紹介

ここでは私がこれ使える!と感じた予約管理システムを3つご紹介します。
基本的に無料プランでできることを記載しています。

その中でもAirリザーブ(エアリザーブ)というシステムが無料で見た目がシンプルでありながら高機能なため、下の方で詳しく解説したいと思います。

Airリザーブ(エアリザーブ)

詳細については後述しますので、ここでは簡潔に。
Airリザーブはリクルートが運営しているサービスで他のシステムとは違い、現在は「無料プラン」しかありません。無料でここまでできるの~!?と驚くほど高機能です^^

主にできること

  • 予約可否が一目でわかるカレンダー表示ができ、空いているところをクリックすることで直感的に予約ができる。キャンセルは専用の予約内容照会ページから可能。
  • WEBからの予約時、キャンセル時に予約者と管理者へ自動でメール通知をする。
  • もちろんレスポンシブな表示でスマホやタブレットからの利用もスムーズ。
  • サイトやブログに予約ボタン設置やページへの埋め込みも可能。
  • 複数のメニュー(例:講座)と複数のリソース(例:先生)の組み合わせで予約をできる。
  • 店舗毎に曜日単位・1日単位で営業日、営業時間、休業日を指定できる。
  • 各リソース(例:先生)につき、曜日単位で休業日や稼働時間帯を指定できる。また昼休憩の時間も指定できる(ただし、1日1回の休憩しか指定できない)。
  • 会員機能(リクルートID)によりログインの手間が省略できる。また、会員登録していなくてもメールアドレスで予約も可能。
  • ドタキャン防止に有効なキャンセル受付締切(いついつまでならキャンセル可能です)を設定できる(これ重要!)。もちろん予約受付の期間も設定可能。
  • キャンセル待ち設定も可能(利用条件あり)。キャンセルが出たら自動で予約確定としてメール通知される。

できないこと

Airリザーブにももちろんできないことはあります。ざっと挙げると以下の項目になります。しかしながら、このできないことをGoogleの無料ツールを使うことによりできるようになります。
詳細は下の方で書きますね。

  • 予約情報・顧客情報がダウンロードできない。
  • WEB経由ではない予約、例えば電話による直接予約の場合は自動メール通知が使えない。
  • リマインダーメール送信機能(利用予定日●日前に送信するなど) がない。
  • 事前決済機能がない。
  • メルマガ配信機能がない
  • 各リソース(例:先生)毎に特定の日にちを予約不可に指定できない。曜日単位でしか予約不可(休業日)を指定できないためちょい面倒。

RESERVA(レゼルバ)

無料でAirリザーブよりもできることが多いですが、その分、管理画面のページ構成が複雑で使い難い感じを受けます。有料プランで利用できる機能もすべて管理画面に表示されているのも複雑に見える原因かも。

主にできること

  • WEBカレンダー表示で簡単に予約ができる
  • 複数メニュー、複数リソース登録ができる
  • 予約受付・キャンセル時の自動配信メールができる
  • Google Analyticsによるトラッキングができる
  • メルマガ配信機能がある
  • クレジットカード決済ができる
  • 予約情報(顧客情報ではない) のCSV出力
  • アンケート

できないこと

以下の項目は無料プランでの話です。有料プランで拡張できます。

  • できない訳ではないが月間予約数が100件に制限あり
  • できない訳ではないが登録顧客件数500件に制限あり
  • メニュー毎の最終受付時間設定
  • 会員機能
  • 顧客データ一括出力
  • 予約リマインドメール送信
  • 予約確認・キャンセル・承認メールの編集

Coubic(クービック)

3つの中では無料でできることが一番少ないシステムです。実際に使うには有料プランじゃないときついかも。

主にできること

  • 予約管理数・顧客管理数が無制限
  • 専用のページでカレンダー予約が可能
  • ブログやサイトに予約ボタンの設置が可能
  • アンケート
  • 事前決済
  •  Google カレンダー連携
  • 複数メニュー登録

できないこと

以下の項目は無料プランでの話です。有料プランで拡張できます。

  • 複数リソース(例:講師)登録ができない
  • メルマガ配信機能
  • 予約リマインドメール
  • 予約受付時間・キャンセル期限の設定
  • ブログやサイトにカレンダーの埋め込みができない

以上、3つのシステムについて紹介しましたが、総じてAirリザーブが機能面でもユーザビリティ(使いやすさ)の面でも”無料という条件下”では一歩リードしているかなと思います。

以降はAirリザーブについて詳しく解説していきます。

カレンダー表示から簡単に予約ができる(Airリザーブの場合)

まず初めにこちらから利用登録を行う必要があります。メールアドレスがあれば簡単にできます。
利用できる予約システムは2種類ありますが、今回は「自由受付タイプ」を利用しています。
以降は利用登録がされていることを前提に解説しています。

http://airregi.jp/reserve/(Airリザーブの登録はこちら)

Airリザーブは専用のカレンダーから簡単に予約を行うことができます。
利用者と管理者の操作についてみていきましょう。

ここでご連絡です。え~、とても長い解説記事となりました^^;
面倒な方は見出しと画像をざっと眺めてみるだけでもある程度理解できると思います。

予約者がWEBカレンダーから予約する方法

基本設定は完了しているものとします。
提供したいサービスのメニューとリソースを設定すると予約ができる状態となります。
予約カレンダーは専用のURLからアクセスが可能となります。(ブログ等への埋め込みは後ほど説明します)
例としてこちらのカレンダーを使います。

http://airrsv.net/pasocafe-space/calendar
※テスト用に作成したカレンダーです。動作確認したいかたはご自由に^^ ただ、予約すると個人情報も登録されますのでダミー情報でお願いします。

上記URLをクリックすると以下のページが表示されます。
①→②→③と上から順に選択していきます。③では講座を受けたい時間の開始時間を選択します。
今回の例では5時間のワードプレス講座としていますので、選択した開始時間から5時間、ということになります。
※今回は解説しませんが、予約者が好きな時間帯を指定するように設定することもできます。

Airリザーブ予約カレンダー
今回は例として、11/14の9:00を選択しました。すると次のページに移動します。見て分かりますようにとてもシンプルで分かりやすい画面となっています。受付・キャンセルに関する注意事項も目立ちますので「知らなかった」というクレームにも対処できるものと思います。

Airリザーブ予約カレンダー
画面最下部に利用規約、プライバシーポリシーのリンクがありますがこちらも自由に記述可能です。

Airリザーブ予約カレンダー

それでは続けて、実際に予約を入れてみます。今回は「メールアドレスで予約する」で解説します。

まず、↑の画面で左下の「メールアドレスで予約する」をクリックします。
すると以下のページになりますのでメールアドレスを入力し「上記に同意してメールを受け取る」をクリックします。

Airリザーブ予約カレンダー

するとこの画面が表示されますので登録したメアドを確認します。

Airリザーブ予約カレンダー

このようなメールが届いていますのでリンクをクリックして先に進みます。

Airリザーブ予約カレンダー

確認画面がでますので下のボタンをクリックします。

Airリザーブ予約カレンダー

すると最終確認画面になりますので「上記に同意して予約を確定する」をクリックして完了です。

Airリザーブ予約カレンダー
↓は完了画面です。

Airリザーブ予約カレンダー

最後に予約者にどのようなメールが届いているか載せておきます。なお、管理者にもほぼ同じ内容のメールが届きます。

Airリザーブ予約カレンダー
以上が予約者がWEB経由で予約する一連の流れになります。
画像いっぱいで長いように見えますが、実際にやると数分で終わってしまいますよ^^

管理者が管理画面から予約する方法

管理画面にログインすると下の画面になります。
まずはじめに、画像にあるようにメニュー選択とリソース(例では講師)を選択します。すると、その条件に合ったカレンダー表示に更新されます。

Airリザーブ予約カレンダー

続けて、予約を入れたい日付を表示させ、対象の講師の開始時間をクリックします。

Airリザーブ予約カレンダー

次の画面では主に顧客情報を入力します。

メールアドレスが任意入力になっていますので、TELなどを受けて管理者が直接予約登録する場合は、予約完了・キャンセル後の自動メール通知はしない仕様となっています。

必要な情報を入力したら最後に画面右下にある(下の画像では切れていますが)「登録する」ボタンをクリックします。

Airリザーブ予約カレンダー
登録が完了すると下のように予約が入った状態のカレンダーが表示されます。
↑で予約者として予約したのも併せて見せていますが、パッと見では違いはありません。
実は、カレンダー上に表示されている予約をクリックするとその詳細が見ることができ直接予約なのか、予約者(WEB経由)の予約なのか識別できるようになっています。下に例を載せておきますね^^

Airリザーブ予約カレンダー
Airリザーブ予約カレンダー
Airリザーブ予約カレンダー

ちなみに予約キャンセルの場合ですが、、、

予約者が自分でキャンセルを行う場合は↑で掲載したメール通知にある「予約内容紹介画面」のリンクに飛び、同じくメールに記載されている予約番号と認証キーを入力することでできます。

管理者が予約をキャンセルする場合は、すぐ上の画像(2つ並べたもの)にある
「予約をキャンセルする」ボタンをクリックすることで可能です。
なお、管理者が直接登録した予約についてはキャンセルしてもメール通知はされません。

予約情報・顧客情報の管理(Airリザーブの場合)

顧客の情報を検索するには下のように店舗管理>顧客管理とクリックします。

Airリザーブ予約管理システム

例えば、フリガナに”テスト”と入力し「検索する」ボタンをクリックすると該当する顧客一覧が画面下の方に表示されます。

Airリザーブ予約管理システム
検索結果は画面下方にこんな感じで表示されます。

試しに”テスト太郎”をクリックすると、予約履歴も含めた情報を確認することができます。

Airリザーブ予約システム

ただ、残念なのは、Airリザーブではこのような顧客情報や予約履歴をダウンロードすることができません。

だけど、ここで諦めません!

Airリザーブだけでは無理なんですが、GmailなどGoogleの無料ツールを使えば予約履歴を保存することも可能です。なんのこっちゃ??という方もいるかと思いますので、その辺りについては下の方でもう少し詳しく書いていますのでご参考ください。

サイトやブログに予約ボタンやカレンダーを埋め込む方法(Airリザーブの場合)

ちょっといい加減、長くなりすぎてきたので巻いていきますね(笑)

いきなりですが、予約ボタンと予約カレンダーを設置した例を作りましたので
こちらのページを確認ください。

https://pasocafe.space/air-reserve-test/(ワードプレスで構築したサイト)

http://ameblo.jp/yui-commu/entry-12218811861.html(アメブロ)
※アメブロでカレンダーの埋め込みを行うにはちょっとした手間がかかります。
詳細はこちらを参照→http://d.hatena.ne.jp/m-mitsuki/touch/20151112/p1

また、アメブロはPC画面でカレンダー表示できますが、スマホで表示するとカレンダーが消えてしまいます。

そんなこんなで、アメブロの場合は文字リンクがいいのかなと思います。

それではどのように文字リンクやカレンダー埋め込みを行うか簡単に説明します。
予約ボタンと予約カレンダーの埋め込み用の情報は、管理画面より、カレンダー管理>カレンダー設定とクリックすると下のように表示されます。

Airリザーブ予約システム
「予約ボタン」として表示するには、ブログサービスやサイトを構築しているシステムによってやり方が変わりますので詳細は割愛します。

代わりに文字リンクとして表示する方法を紹介します。

以下のコードを表示したい箇所に貼り付け、●●●の部分をご自身のカレンダー公開用URLに書き換えてください。
また「予約カレンダーはこちら」という表記は自由に書き換えても大丈夫です。
これだけで文字リンクは完成です。

 

<a href=”●●●”>予約カレンダーはこちら</a>

新しいウィンドウで開きたい場合は次のように書いてください。
<a href=”●●●” target=”_blank”>予約カレンダーはこちら</a>

 

次に予約カレンダーの埋め込みですが、既に書いたようにアメブロでは利用しない方がいいでしょう。文字リンクを推奨します。

ワードプレスでカレンダー埋め込みを行うには、エディターを「テキストモード」にして↑の画像に表示のあった埋め込みコードをコピペしてください。
※ワードプレスでテキストモードに切り替えるには下図のところをクリックします。

Airリザーブ予約システム
あと1つ注意があるのですが、ちょい↑の画像でも赤く強調しているように自分のサイトがhttpsなら埋め込みコードもhttpsにしたほうがいいです。私の場合は、httpsにしないとカレンダーが表示されませんでした。

Airリザーブで「できないこと」をできるようにするには

今まで説明してきたように、Airリザーブは無料でありながら高機能な予約管理システムです。ですが、できないことも多々あります。

そんなできないことを「できるようにする」ことを考えてみました。
その結果、以下のことについてはできるようになりそうです。

予約情報・顧客情報がダウンロードできない

解決策:WEB経由の予約時には自動でお客様と管理者に予約情報がメール通知されます。
この通知にはお客様のお名前、メールアドレス、電話番号、予約の詳細が記載されていますので、
プログラムを使ってその内容を解析し、エクセルやgoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトのファイルに保存できれば解決です。
具体的には、GmailとGoogle apps script(GAS:プログラム言語の1つ)とGoogleスプレッドシートを使えば実現可能です。

WEB経由ではない予約、例えば電話による直接予約の場合は自動メール通知が使えない

解決策:直接予約の場合はすべて自動化は無理ですが以下の対応は可能です。

1)Googleスプレッドシートに予約情報(氏名、利用日、利用時間、予約番号、メールアドレス、電話番号など)を手入力しデータベース化。

2)Google apps script(GAS)を利用することで、1)で入力した予約情報を元にボタン1つでメール送信が可能。

リマインダーメール送信機能(利用予定日●日前に送信するなど) がない

解決策:例に倣って、Gmail、GAS、スプレッドシートで実現可能です。

事前決済機能がない

解決策:個人でも単品決済および定期購入(課金)ができるPayPalの導入をおススメします。

PayPal決済後の購入者への自動メール送信(オリジナルの文章でメールを送信する場合)は別途システムが必要となります。

メルマガ配信機能がない

解決策:1つは、Zaiperというサービスを使って予約情報を保存しているスプレッドシートが更新されたのを検知して→Mailerlite(無料から使えるメール配信システム)のリストに追加→メール配信という流れで実現可能です。2つめは、これもGASでできます!つまりスプレッドシート更新→GASでMailerliteへ情報を投げて自動登録、という流れです。けっこう苦しめられましたが、ホントつい先ほどGASからMailerliteのAPI経由でPOSTしてメールアドレスや電話番号、名前を含む情報をまとめて追加登録できました^^

これはどうしてもできないかな

各リソース(例:先生)毎に特定の日にちを予約不可に指定できない。曜日単位でしか予約不可(休業日)を指定できないためちょい面倒。
解決策:これは参った。どこかサイトの目立つとこに書くしかないかぁ。

まとめ

とても長くなりましたが、予約管理システムを無料で探すならAirリザーブ(エアリザーブ)がおススメです。
Airリザーブでできないこともありますが、上で書いたようにGoogleの無料ツールなどを利用することでカバーすることも可能です(プログラミングスキルも必要になりますがその辺りは私が力になれます)。

独り社長や個人でビジネスをされている方で、予約管理、顧客管理をもっと効率よく行い、サービスの質向上とお客様のサポートに力を入れたいとお考えでしたら、ぜひこのような便利システムを利用されてみてはいかがでしょうか。

最後まで読んでいただきありがとうございました^^

 


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予約管理システム

いつも読んで頂きありがとうございます!

2 件のコメント

  • paso.cafe様

    貴重なネット集客の記事を初めて拝見いたしました。
    Google apps scriptによるAirリザーブ機能強化ツールの記事、とても共感しました。
    零細企業ゆえネット集客・顧客管理にあまりランニングコストがかけられない事情があり、とても感動しました。
    ただ、GASについての知識がゼロですので、どこから手をつけて良いのか迷っています。

    つきましては、導入方法についての情報をいただければ幸いです。
    ご返信いただければさいわいです。

    • 内田さま

      まだGASについて何も知らないという状況のようですので、どのようなことを勉強すべきか簡単に書きました。
      文面から必要としているのはAirリザーブの自動送信メールの情報から予約履歴を収集管理したいということだと理解しました。その場合に必要となるGAS処理内容と学習のヒントは次の通りです。

      (1)Gmailの受信BOXからAirリザーブのメールを絞り込み、絞り込んだメール情報を保存する。
      ヒント:絞り込みにはクラスGmailAppのsearchメソッドを使います。
      https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app

      (2)絞り込んだメール情報の中から1つを取り出してその内容を分析し、予約番号、氏名などの情報を個別に保存する。
      ヒント:複数のメール情報から1つを取り出す場合や1つのメールからタイトルや本文を抜き出す場合に以下を参考ください。
      https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-thread
      https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-message

      また、抜き出した本文中から予約番号や氏名といった情報を特定するためには「正規表現」を使います。

      (3)分析した個別の情報をスプレッドシートに保存する。
      ヒント:スプレッドシートからのデータ取得、更新についてこちらを参考にください。
      http://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1702/09/news021.html

      (4)絞り込んだすべてのメールについて1~3を処理する。

      GASはjavascriptで書くため、javascriptの基本構文などの学習も必要になります。

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